皆様、こんにちは！
ことのは、中小企業診断士の山下です。
- クラウドサービス利用で効率化！
- 紙⇒電子、懸念される事項とは？
担当者不在時の電話、対応如何を問わず、メモ等を残すかと思います。弊社でも、Ａ４用紙４つ切りサイズの専用メモ用紙を作り、メモを残す運用をしています。
- 電子化できないか？
という単純な発想、そしてクラウドサービスの有効活用といった視点から、chatwork「タスク機能」の利活用を検討中です。具体的には、chatwork上に「電話（不在メモ）」というグループを作り、不在メモは「タスク」として起こし、その後の「タスク」管理は不在者に任せます。
- メリット＆デメリット（chatwork化）
を考えてみました。
- メリット
- 遠隔地で「不在メモ」を確認、chatwork上で指示が可能（待たせない、時短化）。
- 記録を残すことができる（紙は破棄することが多い、記録化）。
- 可読性が向上する（直筆だと読めない可能性がある、可読性）。
- 編集が簡単（不在メモが2つ3つと増加せず纏まる、集約化）。
- 対応状況を社内共有できる（未対応モレを防ぐ、網羅性）。
- ペーパーレス化が進む（コスト減、経済性）。
- 本来の「タスク管理」機能として利用する布石となる（業務改善、革新性）。
- chatツール利用の経験値が上がり提案力が増す（業界変革への対応、スキル強化）。
- デメリット
- Webブラウザやメーラーを起動、随時確認が必要（紙だと席に戻った際に一目瞭然）。
- 既存のやり方を変える手間が生じる。
- 人と人とが話す機会が減る可能性がある。
- 息をつく間が減り、多忙時にはストレスを感じる場面が増す。
ということで、やはり取り組んでみるべきなのでは？と思います。
デメリット「１・２」については「慣れ」の問題であり、運用してしまえばどうにかなります。しかし、デメリット「３・４」については、対策を施す必要があると感じています。
これらについて、今週末開催する「研修旅行」で議論を行います。その結果は、後日、別途公開していこうと思います。
補足）これを導入した場合、多くの企業では、
- どの曜日・時間まで、不在メモを確認しなければならないの？
- 外出時に確認する際は、どの・誰の端末で確認すればよいの？
との声が上がること必至です。社内規程も考慮の上、これらについても議論してみたいと思います。
中小企業診断士 山下典明
横浜・馬車道の社労士事務所「ことのは」
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